excel 分页设置 打印分页详细操作教程

excel 分页设置主要是用来控制工作表打印的时候，内容自动或者手动拆分到多页纸张上，核心入口在页面布局选项卡，同时可以配合分页预览视图查看分页虚线，它包含自动分页手动插入分页符调整页边距纸张方向缩放打印区域还有顶端标题行重复等配套功能，很多用户打印长表格的时候，表格会随机断开，一部分列跑到下一页，表头只在第一页出现，后面页面没有字段名称，就是没有做好 excel 分页设置，之所以要学习这个功能，是因为 excel 默认是按照纸张大小自动分页，这种自动分页不一定符合业务报表排版需求，正式台账财务表分类汇总报表，都需要人为干预分页位置，保证每一页内容完整，不会把一行数据拆成两页，学习的时候建议先认识自动分页虚线，再练习插入和删除分页符，之后掌握页面布局里面的纸张方向页边距缩放，最后搭配打印标题，把分页设置和表头重复结合起来，完成之后打印出来的报表排版整齐，阅读和归档都更规范。

一 excel 分页设置基础概念

excel 里面分页分为两种类型，第一种是系统自动分页，第二种是人工添加的手动分页符，自动分页是 excel 根据选定纸张尺寸自动计算，表格里面显示为蓝色虚线，手动分页符显示为蓝色实线，手动分页符优先级高于自动分页，只要插入手动分页符，打印就会优先按照这个位置断开。

类型对照表

二 入口位置与分页预览查看

excel 分页设置的主入口是顶部页面布局选项卡，在这个选项卡可以设置纸张大小纸张方向页边距，同时插入分页符的按钮也在这个选项卡的页面设置分组。

查看分页效果操作步骤

第一步 打开目标 excel 工作表

第二步 点击顶部视图选项卡，选择分页预览

第三步 工作表切换成分页预览模式，可以直接看到所有分页虚线和实线，还能看到每一页的页码标识

第四步 如果想回到普通视图，再次点击普通视图即可

补充要点 分页预览模式下，可以直接拖动蓝色分页线，直接修改分页位置，拖动之后 excel 会自动调整打印缩放比例，适合快速微调分页。

三 插入手动分页符操作

插入水平分页符

第一步 点击想要分页位置下一行的行号，也就是要断开位置的下一行

第二步 切换页面布局选项卡

第三步 点击分隔符下拉按钮

第四步 选择插入分页符

第五步 切换分页预览查看，该行上方就生成横向分页，上下分成两页

插入垂直分页符

第一步 点击要分页位置右侧那一列的列标

第二步 打开页面布局选项卡，点击分隔符

第三步 选择插入分页符

第四步 分页预览查看，该列左侧生成纵向分页，左右拆分页面

同时插入水平加垂直分页符

第一步 选中分页交叉点对应的单元格

第二步 点击页面布局选项卡，分隔符，插入分页符

第三步 一次操作同时生成横向和纵向两条分页符，表格拆成四个打印页面

四 删除与重置分页符

删除单条手动分页符

第一步 进入分页预览视图

第二步 鼠标点击这条蓝色实线分页符

第三步 点击页面布局，分隔符，选择删除分页符

重置全部手动分页符

第一步 保持工作表打开

第二步 点击页面布局，分隔符，选择重置所有分页符

第三步 所有手动分页实线全部清除，只保留系统自动分页虚线

注意 如果是自动分页虚线，不能单独删除，只能通过修改纸张大小页边距缩放比例来改变自动分页位置。

五 分页设置配套参数

这些参数和分页设置搭配使用，共同决定最终打印分页效果

1 纸张方向 纵向是默认竖向纸张，适合行多列少的长表格，横向适合列很多宽表格，切换之后自动分页位置会重新计算

2 纸张大小 默认 A4，可以改成 A3 B5 等规格，纸张越大单页容纳内容越多，分页数量就变少

3 页边距 调整上下左右空白距离，页边距变大，单页可打印区域变小，分页就会变多

4 缩放打印 可以设置调整为 1 页宽 1 页高，excel 会自动缩小表格，让全部列或者全部行塞进单页，适合宽表不想拆成左右分页的场景

5 打印区域 单独选定一部分单元格作为打印范围，打印的时候只输出这个区域，区域之外内容不会参与分页

6 顶端标题行 也就是打印标题，分页之后每一页顶部都重复表头，这个是长表格分页非常常用的配套设置，在页面设置窗口工作表标签里面设置

六 进阶要点与易错点

1 分类汇总报表做分页设置的时候，可以直接勾选每组数据分页，这个是分类汇总自带分页选项，不需要手动插入分页符

2 插入分页符之后，如果新增删除行列，原来分页位置可能错位，需要重新打开分页预览检查，必要时重置分页符

3 分页设置只影响打印输出，不会改动工作表里面原始数据，屏幕浏览的时候表格还是连续的，不会断开

4 如果分页预览里面拖动分页线之后，表格打印字体自动变小，是 excel 自动开启缩放适配，想要保持原始字号，就不要拖动分页线，改用手动插入分页符

5 多工作表分页设置，每个工作表是独立的，一个工作表的分页设置不会同步到其他工作表，需要单独设置

6 分页符保存之后会随文件保存，下次打开 excel，分页设置仍然保留

【常见问题】

问题 1 excel 分页设置，分页预览里面蓝色虚线和蓝色实线有什么区别

回答 1 excel 分页设置里面蓝色虚线是系统自动分页，蓝色实线是手动添加的分页符，excel 分页设置当中手动分页符优先级更高，可以单独删除，自动分页虚线不能直接删除，只能修改纸张或者缩放来改变 excel 分页设置的位置。

问题 2 excel 分页设置，为什么打印的时候一行数据被拆到两页

回答 1 excel 分页设置默认自动分页，遇到宽度超出纸张就会把整行拆分，想要解决这个 excel 分页设置问题，可以改成横向纸张，或者开启缩放适配 1 页宽，也可以插入垂直分页符调整 excel 分页设置，避免单行数据跨页断开。

问题 3 excel 分页设置，能不能一次性清除全部手动分页符

回答 3 excel 分页设置支持一键清除全部手动分页符，进入页面布局选项卡，点击分隔符，选择重置所有分页符，就可以移除全部 excel 分页设置里面的手动分页实线，恢复成系统默认自动分页。

问题 4 excel 分页设置，分页设置之后表头为什么后面页面没有显示

回答 4 excel 分页设置本身只负责拆分页面，不会自动重复表头，想要分页之后每页都有表头，需要在 excel 分页设置配套的打印标题里面设置顶端标题行，完成之后每一页打印都会带上表头，完善 excel 分页设置的打印效果。

【免责申明】

本文为 excel 分页设置操作教程，内容基于通用版本 excel 功能编写，不同版本 excel 以及 WPS 表格界面菜单会存在差异，文中操作方法仅供学习参考，实际业务打印使用请结合自身软件版本，本文不承担因操作失误造成打印排版异常等相关责任。